Dịch Vụ Tư Vấn Hợp Đồng Lao Động Cho Doanh Nghiệp

Hợp đồng lao động là văn bản pháp lý nền tảng, khởi đầu cho mọi mối quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, việc soạn thảo hợp đồng thiếu chặt chẽ hoặc sao chép các biểu mẫu cũ trên mạng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến những rủi ro bồi thường tài chính và tranh chấp kéo dài. Nhằm giúp doanh nghiệp thiết lập khung pháp lý nhân sự an toàn, MDVN cung cấp giải pháp tư vấn hợp đồng lao động chuyên sâu, bám sát các quy định hiện hành.

Hợp đồng lao động là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trước đây, nhiều doanh nghiệp lách luật bằng cách ký các loại hợp đồng mang tên gọi khác như Hợp đồng cộng tác viên, Hợp đồng dịch vụ. Tuy nhiên, hiện nay pháp luật quy định rất rõ: Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện có việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì văn bản đó vẫn được coi là hợp đồng lao động.

Các hình thức hợp đồng lao động

Căn cứ Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết thông qua một trong các hình thức sau:

• Bằng văn bản: Đây là hình thức phổ biến và an toàn nhất, phải được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
• Thông điệp dữ liệu điện tử: Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có chữ ký số/chữ ký điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn như hợp đồng bằng văn bản.
• Bằng lời nói: Chỉ được áp dụng đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng. Trừ các trường hợp đặc biệt như giao kết với người dưới 15 tuổi, người giúp việc gia đình… bắt buộc phải ký bằng văn bản.

Các loại hợp đồng lao động hiện nay

Kể từ ngày 01/01/2021 khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, loại Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định đã bị bãi bỏ. Hiện nay, Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn công nhận 02 loại hợp đồng lao động:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì hai bên chỉ được ký thêm duy nhất 01 lần hợp đồng xác định thời hạn. Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì bắt buộc phải ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Các nội dung bắt buộc cần có của hợp đồng lao động

Theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, một bản hợp đồng lao động hợp pháp phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu sau:

1. a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
2. b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
3. c) Công việc và địa điểm làm việc;
4. d) Thời hạn của hợp đồng lao động;

đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;

1. e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
2. g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
3. h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
4. i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
5. k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.

Đối với người lao động làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp thì tùy theo loại công việc mà hai bên có thể giảm một số nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động và thỏa thuận bổ sung nội dung về phương thức giải quyết trong trường hợp thực hiện hợp đồng chịu ảnh hưởng của thiên tai, hỏa hoạn, thời tiết.

Các lỗi về Hợp đồng lao động mà doanh nghiệp thường mắc phải

Thực tiễn rà soát pháp lý tại nhiều doanh nghiệp cho thấy các sai phạm thường tập trung vào những lỗi sau:

Ký kết hợp đồng lao động không đầy đủ nội dung theo luật định

Doanh nghiệp thường sử dụng các biểu mẫu hợp đồng rập khuôn tải trên mạng với nội dung sơ sài, bỏ sót các điều khoản bắt buộc theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 như: hình thức trả lương, chế độ nâng bậc nâng lương, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, trang bị bảo hộ. Việc thiếu hụt các nội dung này không chỉ dẫn đến nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn tạo ra sự mập mờ, gây khó khăn cho doanh nghiệp khi giao việc, đánh giá tiến độ hay xử lý kỷ luật.

Ký sai loại hợp đồng và vi phạm số lần ký

Vẫn sử dụng các biểu mẫu “Hợp đồng thời vụ” đã bị bãi bỏ, hoặc tiếp tục ký hợp đồng xác định thời hạn lần thứ 3 liên tiếp. Về mặt pháp lý, việc ký vượt quá số lần luật định sẽ khiến hợp đồng tự động chuyển hóa tính chất, đẩy doanh nghiệp vào thế hoàn toàn bị động nếu sau này có nhu cầu cơ cấu lại nhân sự hoặc chấm dứt quan hệ lao động.

Sai thẩm quyền ký kết

Người ký hợp đồng lao động phía công ty ví dụ: Trưởng phòng nhân sự, Giám đốc chi nhánh không phải là Người đại diện theo pháp luật và cũng không có Giấy ủy quyền hợp lệ. Hợp đồng này hoàn toàn có thể bị tuyên vô hiệu.

Áp dụng chế độ thử việc sai luật

Đưa thỏa thuận thử việc vào chung trong Hợp đồng lao động nhưng lại áp dụng thời gian thử việc vượt quá quy định. Ví dụ: thử việc 60 ngày đối với lao động phổ thông, không có bằng cao đẳng/đại học hoặc trả lương thử việc thấp hơn mức 85% lương chính thức.

Không quy định rõ cơ cấu lương và phụ cấp

Việc gộp chung các khoản phụ cấp, trợ cấp như xăng xe, điện thoại, chuyên cần vào mức lương cơ bản sẽ làm mất đi tính linh hoạt trong quản lý nhân sự. Pháp luật hạn chế việc doanh nghiệp đơn phương hạ mức lương cơ bản; do đó, khi người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc không đáp ứng điều kiện hưởng phụ cấp, doanh nghiệp sẽ không có cơ sở pháp lý để cắt giảm các khoản tiền này. Đồng thời điều này khiến doanh nghiệp đánh mất đi một công cụ quan trọng để khuyến khích, đánh giá hiệu quả làm việc (KPI) và duy trì kỷ luật của người lao động

Thiếu điều khoản bảo mật thông tin (NDA)

Không có điều khoản ràng buộc trách nhiệm bồi thường khi người lao động tiết lộ bí mật kinh doanh, danh sách khách hàng hoặc công nghệ cốt lõi của công ty.

Tại sao doanh nghiệp cần dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động?

Hợp đồng lao động không chỉ là văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động mà còn là công cụ quan trọng để quản trị nhân sự và kiểm soát rủi ro pháp lý. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:

• Tuân thủ tuyệt đối pháp luật, tránh các khoản phạt vi phạm hành chính nặng nề từ Thanh tra lao động và nguy cơ bị truy thu bảo hiểm xã hội. Pháp luật lao động Việt Nam có tính đặc thù cao và luôn có xu hướng bảo vệ mạnh mẽ người lao động. Một bản hợp đồng được thiết kế chuẩn xác bởi luật sư sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ tuyệt đối các quy định hiện hành, lấp kín những lỗ hổng mà các biểu mẫu chung chung không thể bao quát. Điều này tạo ra rào chắn an toàn, giúp doanh nghiệp tự tin vượt qua các kỳ thanh tra lao động gắt gao, triệt tiêu nguy cơ bị xử phạt hành chính lên tới hàng chục triệu đồng.
• Tối ưu hóa chi phí, cơ cấu lại thang bảng lương và các khoản phụ cấp một cách hợp pháp để giảm bớt gánh nặng quỹ lương, bảo hiểm và thuế Thu nhập cá nhân. Giá trị của một bản hợp đồng chuyên nghiệp nằm ở việc phân định rạch ròi giữa mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp bắt buộc tính đóng bảo hiểm và các khoản trợ cấp linh hoạt. Việc cơ cấu lại cấu trúc thu nhập một cách khoa học và chặt chẽ về mặt từ ngữ sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng chi phí khổng lồ từ Quỹ bảo hiểm xã hội và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) một cách hợp pháp, tuyệt đối không vướng vào các rủi ro truy thu hay cáo buộc trốn đóng bảo hiểm.
• Kiểm soát được rủi ro tranh chấp bằng việc nắm chắc lợi thế pháp lý khi phát sinh sự kiện sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng, buộc người lao động phải tuân thủ đúng quy trình bàn giao. Khi quan hệ lao động êm đẹp, hợp đồng có thể nằm yên trong tủ hồ sơ. Tuy nhiên, khi phát sinh các sự kiện nhạy cảm như sa thải, kỷ luật, cắt giảm nhân sự hay người lao động đơn phương nghỉ việc ngang, bản hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ chính là điểm tựa pháp lý vững chắc nhất. Các điều khoản được thiết kế chi tiết về nghĩa vụ bàn giao công việc, bồi thường chi phí đào tạo và cơ chế xử lý vi phạm sẽ giúp doanh nghiệp nắm chắc lợi thế đàm phán, tránh được nguy cơ bị kiện ngược và phải bồi thường những khoản tiền khổng lồ do vi phạm thủ tục chấm dứt hợp đồng.

Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động của MDVN

Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động của 

Tư vấn miễn phí

Bảng giá dịch vụ

FAQ: Giải đáp câu hỏi về dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động

1. Doanh nghiệp có được ký hợp đồng lao động xác định thời hạn (ví dụ 1 năm) liên tục với cùng một nhân viên không? 

Không. Căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp chỉ được ký hợp đồng lao động xác định thời hạn tối đa 02 lần liên tiếp với cùng một người lao động. Sau khi hợp đồng lần 2 hết hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì hai bên bắt buộc phải ký kết loại hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Việc cố tình lách luật bằng cách ký hợp đồng ngắn hạn lần 3 (trừ các ngoại lệ như người cao tuổi, lao động nước ngoài, cán bộ công đoàn) sẽ khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính và hợp đồng đó mặc nhiên được pháp luật công nhận là hợp đồng vô thời hạn.

2. Công ty có được quyền phạt tiền hoặc trừ lương nhân viên khi họ vi phạm hợp đồng lao động không? 

Tuyệt đối không. Bộ luật Lao động 2019 quy định nghiêm cấm người sử dụng lao động áp dụng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Nếu người lao động có hành vi vi phạm gây thiệt hại về tài sản như làm hỏng máy móc, mất thiết bị, doanh nghiệp phải tiến hành quy trình xử lý bồi thường thiệt hại theo trình tự luật định để khấu trừ dần vào lương và mỗi tháng không quá 30% lương thực lĩnh, chứ không được tự ý trừ lương như một hình thức phạt vi phạm hợp đồng.

3. Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) nên đưa thẳng vào Hợp đồng lao động hay tách thành một văn bản riêng? 

Dưới góc độ quản trị rủi ro, doanh nghiệp nên tách thành một văn bản độc lập (Thỏa thuận bảo mật thông tin và hạn chế cạnh tranh – NDA/NCA) ký song song với hợp đồng lao động. Nguyên nhân là vì hợp đồng lao động chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động. Trong khi đó, NDA/NCA lại mang bản chất của một giao dịch dân sự, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tách riêng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thỏa thuận mức bồi thường thiệt hại cao khi có vi phạm mà không bị giới hạn bởi các quy định của pháp luật lao động.

4. Hợp đồng lao động ký qua email hoặc chữ ký số điện tử có giá trị pháp lý khi giải quyết tranh chấp không? 

Có. Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chứng cứ cao nhất khi ra Tòa án, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình cấp phát email nội bộ minh bạch, hoặc sử dụng các nền tảng ký số đáp ứng đủ tiêu chuẩn xác thực danh tính theo Luật Giao dịch điện tử.

Kết luận

Hợp đồng lao động không đơn thuần là một thủ tục hành chính để hợp thức hóa việc trả lương, mà là nền tảng pháp lý định hình toàn bộ mối quan hệ quản trị nhân sự. Một bản hợp đồng được soạn thảo hời hợt, sao chép rập khuôn chính là lỗ hổng khiến doanh nghiệp rơi vào tranh chấp, thất thoát chi phí bồi thường và rò rỉ dữ liệu.

Việc chủ động thiết lập một hệ thống hợp đồng lao động chuẩn mực ngay từ đầu chính là chiến lược tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro hiệu quả nhất. Với kinh nghiệm chuyên sâu về pháp luật lao động, MDVN cung cấp dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động, soạn thảo và rà soát hợp đồng phù hợp với nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.