Dịch Vụ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện (VPĐD)

Mở rộng thị trường luôn là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Để tối ưu hóa việc tiếp cận khách hàng, thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) đang dần trở thành một xu hướng tất yếu. Dù vậy, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trước các khái niệm pháp lý và thủ tục hành chính liên quan. Với mong muốn tháo gỡ những vướng mắc đó, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rõ nét nhất về bản chất của VPĐD, đồng thời hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ thành lập một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Văn phòng Đại diện là gì? 

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc điểm pháp lý của Văn phòng đại diện

Trước khi lựa chọn thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần nắm rõ đặc điểm pháp lý, chức năng và phạm vi hoạt động của mô hình này. Những đặc điểm nổi bật dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ văn phòng đại diện được làm gì, không được làm gì và những nghĩa vụ cần lưu ý trong quá trình hoạt động.

• Không có tư cách pháp nhân: VPĐD là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, VPĐD cũng có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, có mã số thuế riêng 13 chữ số, hoạt động dưới sự ủy quyền và nhân danh công ty mẹ, nên không bắt buộc phải có con dấu công ty. Công ty mẹ chịu mọi trách nhiệm tài chính, pháp lý cho các hoạt động của VPĐD.

• Không có chức năng kinh doanh trực tiếp: VPĐD không được trực tiếp ký kết hợp đồng kinh tế sinh lời, không thực hiện các hoạt động mua, bán hàng hóa (trừ trường hợp được công ty mẹ ủy quyền hợp pháp bằng văn bản theo từng vụ việc cụ thể).
• Chức năng chính: Giao dịch, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, trưng bày sản phẩm và chăm sóc khách hàng.
• Nghĩa vụ thuế: VPĐD không phát sinh doanh thu nên không phải nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp, Thuế GTGT. Trách nhiệm khai báo thuế của đơn vị chỉ tập trung vào việc quản lý và kê khai thuế Thu nhập cá nhân đối với nhân sự trực thuộc. 

Văn phòng đại diện phù hợp với nhu cầu hoạt động nào của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thành lập văn phòng đại diện khi có một trong các nhu cầu sau:

• Thăm dò thị trường mới: Do không kinh doanh trực tiếp, hồ sơ kê khai thuế của VPĐD rất đơn giản, giúp tiết kiệm chi phí nhân sự kế toán so với việc lập Chi nhánh. Phù hợp cho doanh nghiệp muốn bước vào một tỉnh/thành phố khác để khảo sát tiềm năng nhưng chưa muốn đầu tư nhà xưởng, cửa hàng.
• Mở rộng liên lạc: Doanh nghiệp cần một địa chỉ chính thức để khách hàng, đối tác tại địa phương đến giao dịch, gửi nhận hồ sơ hoặc bảo hành sản phẩm.

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty 

Nếu bạn vẫn đang phân vân nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty, hãy dựa vào bảng so sánh dưới đây để lựa chọn mô hình phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp:

		Chi nhánh	Văn phòng đại diện
Chức năng	Kinh doanh	✅
	Đại diện theo uỷ quyền	✅	✅
Hình thức hạch toán	Độc lập	✅
	Phụ thuộc	✅	✅
Hình thức kế toán và kê khai thuế		Tuỳ chi nhánh đăng ký hình thức hạch toán độc lập/phụ thuộc (cùng tỉnh/khác tỉnh)	Công ty mẹ kê khai thuế
Các loại thuế phải nộp	Thuế GTGT	✅	✅
	Thuế TNCN	✅
	Thuế TNDN	✅
		✅

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau: 

1. Về công ty mẹ: Là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
2. Về tư cách hoạt động của VPĐD: Chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập (không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện).  
3. Về tên gọi: Phải tuân thủ quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm: 

• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm: “Văn phòng đại diện” + tên doanh nghiệp;
• Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc cụm từ “doanh nghiệp”;
• Tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số;
• Ngoài tên tiếng Việt, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

4. Về địa chỉ trụ sở: Được đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có thông tin địa chỉ xác định rõ ràng từ số nhà, ngõ ngách đến tỉnh/thành phố. Tương tự với trụ sở doanh nghiệp, VPĐD không được đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể có mục đích chỉ để ở.
5. Về người đứng đầu: Không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý, thành lập doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020. 

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập văn phòng đại diện bao gồm các tài liệu sau: 

(i) Thông báo thành lập VPĐD – Mẫu số 17 Phụ lục I (ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC);

(ii) Quyết định và biên bản họp về việc thành lập VPĐD (theo Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP) của:

• Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh.

(iii) Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;

(iv) Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

(v) Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đứng đầu văn phòng đại diện;

(iv) Giấy ủy quyền (Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ) và Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Quy trình nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Quá trình giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện hiện nay đã được số hóa, tạo sự thuận tiện và minh bạch tối đa, để thành lập văn phòng đại diện, bạn chỉ cần thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ hợp lệ và xuất file dưới dạng PDF;

Bước 2: Truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và nộp hồ sơ;

Bước 3: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ;

• Nếu hợp lệ: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
• Nếu chưa hợp lệ: Ra Thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại MDVN

Thành lập Văn phòng Đại diện

Tư vấn miễn phí

Bảng giá dịch vụ

FAQ: Giải đáp câu hỏi về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

1. Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều văn phòng đại diện không?

Căn cứ Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

2. Thời gian thành lập văn phòng đại diện là bao lâu?

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

3. Người đứng đầu văn phòng đại diện có bắt buộc là người đại diện theo pháp luật của công ty không?

Hiện nay, không có quy định bắt buộc người đứng đầu văn phòng đại diện phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm cá nhân đảm nhận vị trí người đứng đầu văn phòng đại diện. Người được bổ nhiệm phải có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm tiêu chuẩn nội bộ về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc hoặc đạo đức nghề nghiệp.

Kết luận

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện qua Dịch vụ công bạn có thể thực hiện thủ tục nhanh và chính xác. Trong trường hợp gặp bất kỳ khó khăn hay thủ tục phức tạp nào, đừng ngần ngại liên hệ với MDVN. Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý doanh nghiệp sẽ hỗ trợ bạn trọn gói, giúp quá trình thành lập công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.