Thành lập doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp tư nhân

- Do 1 cá nhân làm chủ sở hữu (vốn điều lệ do 1 cá nhân góp vào)

- Không có tư cách pháp nhân.

- Chủ doanh nghiệp tư nhân chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, cá nhân là chủ sở hữu không được thành lập thêm doanh nghiệp tư nhân khác hoặc góp thêm vốn vào các doanh nghiệp khác.

- Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất kỳ loại chứng khoán nào.

2. Công ty Hợp danh

- Vốn điều lệ sẽ do các cá nhân (tối thiểu 2) góp vốn vào công ty tạo thành, các cá nhân này được gọi là thành viên hợp danh.

- Có tư cách pháp nhân.

- Các thành viên hợp danh liên đới chịu trách nhiệm vô hạn đối với các khoản nợ của công ty.

- Mang tính đối nhân (chú trọng vào tư cách các thành viên hợp danh).

3. Công ty TNHH một thành viên

- Do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (gọi là chủ sở hữu công ty). Vốn điều lệ do một cá nhân hoặc tổ chức là chủ sở hữu góp vào.

- Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ.

- Có tư cách pháp nhân

- Công ty không được quyền phát hành cổ phần.

4. Công ty TNHH hai thành viên trở lên

- Do nhiều tổ chức, cá nhân và số lượng thành viên phải đảm bảo tối thiểu 02 thành viên trở lên, tối đa không vượt quá 50 thành viên (thành viên góp vốn)

- Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp;

- Có tư cách pháp nhân

- Công ty không được quyền phát hành cổ phần.

5. Công ty cổ phần

- Vốn điều lệ công ty được chia nhỏ thành các cổ phần. Các cá nhân/tổ chức sở hữu cổ phần được gọi là Cổ đông.

- Có tư cách pháp nhân.

- Các cổ đông có trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ đối với công ty trong phạm vi số cổ phần mà mình sở hữu.

- Công ty Cổ phần được quyền phát hành cổ phiếu

- Mang tính đối vốn (chú trọng về cổ phần, không chú trọng về người sở hữu cổ phần là ai).

Mỗi doanh nghiệp được thành lập hợp pháp đều phải có một cái tên riêng, không trùng hoặc tương tự với tên của các doanh nghiệp khác. Tên doanh nghiệp sẽ có nhiều chức năng trong quá trình doanh nghiệp hoạt động như: giúp phân biệt các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực, tạo tính nhận diện thương mại, nhận diện tư cách pháp lý của doanh nghiệp trong các giao dịch. Chính vì vậy, pháp luật về doanh nghiệp quy định tên doanh nghiệp là một yếu tố bắt buộc phải có khi làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Việc lựa chọn tên doanh nghiệp, đăng ký và được Cơ quan nhà nước chấp thuận, đòi hỏi, tên doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện được quy định tại Điều 37, 38, 39, 41 Luật doanh nghiệp 2020:

1. Cấu trúc tên doanh nghiệp

2. Ngôn ngữ đặt tên doanh nghiệp

3. Tránh những điều cấm khi đặt tên doanh nghiệp

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp nên truy cập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về ĐKDN để tra cứu trước xem tên mà mình dự định đăng ký doanh nghiệp có trùng, tương tự với ai không để tránh mất thời gian sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền.

Mức vốn điều lệ/vốn đầu tư

Theo khoản 4 Điều 34 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ hay vốn đầu tư (cách gọi đối với Doanh nghiệp tư nhân) đều được hiểu như sau:

“34. Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần”.

Vốn điều lệ sẽ là tổng số tài sản mà các thành viên/cổ đông/chủ sở hữu cam kết góp vào công ty, được thể hiện bằng tổng số tiền ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có thể tăng, giảm trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.

Việc góp vốn ít hay nhiều là tùy vào khả năng của mỗi thành viên/cổ đông/chủ sở hữu, vậy nên, không có bắt buộc về mức vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề kinh doanh có tính chất đặt biệt được pháp luật quy định thì có yêu cầu về mức vốn điều lệ tối thiểu, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh.

Như vậy, dựa vào điều kiện của ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà mức vốn điều lệ tối thiểu được xác định theo một trong hai trường hợp sau:

1. Ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký hoạt động không thuộc vào ngành nghề yêu cầu phải có vốn pháp định: mức vốn điều lệ của doanh nghiệp để bao nhiêu cũng được, tùy thuộc vào khả năng và nhu cầu góp vốn/mua cổ phần của các thành viên/cổ đông.

2. Ngành nghề doanh nghiệp đăng ký hoạt động có yêu cầu vốn pháp định (như kinh doanh dịch vụ bảo vệ, ngân hàng, bảo hiểm,…) thì mức vốn điều lệ của doanh nghiệp phải lớn hơn hoặc bằng mức vốn pháp định đó.

Điều lệ doanh nghiệp

Điều lệ công ty là biên bản thỏa thuận giữa những thành viên đối với công ty TNHH, công ty hợp danh hoặc người sáng lập công ty với các cổ đông và giữa các cổ đông với nhau của công ty cổ phần cùng được soạn căn cứ trên những khuôn mẫu chung của luật pháp (luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán…) để ấn định cách tạo lập, hoạt động và giải thể của một doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty có hai dạng:

1. Điều lệ công ty khi đăng ký doanh nghiệp

2. Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung trong quá trình doanh nghiệp hoạt động.

Dù là ở dạng nào trong 2 dạng trên, Điều lệ công ty vẫn phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:

“a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

b) Ngành, nghề kinh doanh;

c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá từng loại cổ phần của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

e) Cơ cấu tổ chức quản lý;

g) Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân chia quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;

h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

i) Căn cứ và phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng của người quản lý và Kiểm soát viên;

k) Trường hợp thành viên, cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;

l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

m) Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;

n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.”

Ngoài việc tuân thủ quy định của pháp luật về doanh nghiệp, Điều lệ công ty chính là văn bản xương sống để doanh nghiệp bám sát và tuân thủ trong quá trình hoạt động. Chính vì vậy, để đảm bảo tính phù hợp xuyên suốt, Điều lệ công ty có thể được rà soát và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô hoạt động, cách thức điều hành và tổ chức bộ máy quản lý nội bộ của công ty.

Chủ sở hữu/thành viên/cổ đông của doanh nghiệp

Những cá nhân, tổ chức thành lập hoặc góp tài sản của mình để thành lập doanh nghiệp sẽ được pháp luật gọi chung là “Người thành lập doanh nghiệp”. Tùy vào bản chất của mỗi loại hình doanh nghiệp mà “Người thành lập doanh nghiệp” đó được gọi là:

1. Chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên

Vì cơ cấu của Công ty TNHH một thành viên chỉ gồm một chủ thể góp vốn thành lập công ty, do đó, chủ thể này được gọi là "Chủ sở hữu công ty".

Tùy vào chủ thể sở hữu vốn là cá nhân hay tổ chức mà Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức.

2. Thành viên góp vốn trong Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, các cá nhân, tổ chức có thể cam kết góp số vốn tùy ý để tạo nên vốn điều lệ của công ty và qua đó họ chiếm một tỷ lệ vốn góp nhất định trong phần vốn điều lệ này. Không kể góp vốn ít hay nhiều, các cá nhân, tổ chức đó đều được xem là "Thành viên góp vốn" của công ty.

Thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có ít nhất 2 thành viên góp vốn. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể có thêm thành viên góp vốn nhưng tối đa là 50 thành viên.

3. Thành viên hợp danh trong Công ty Hợp danh

4. Cổ đông sáng lập trong Công ty Cổ phần

Trong Công ty cổ phần, vốn điều lệ được chia thành một số lượng cổ phần có mệnh giá bằng nhau. Những cá nhân, tổ chức sở hữu một số lượng cổ phần nhất định trong tổng lượng cổ phần đó được gọi là Cổ đông. Những cổ đông đầu tiên cam kết mua cổ phần để thành lập công ty được gọi là Cổ đông sáng lập.

Thời điểm đăng ký thành lập công ty cổ phần phải có ít nhất 3 cổ đông sáng lập. Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể có thêm nhiều cổ đông và không có giới hạn số lượng tối đa như công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chính là:

- Cá nhân;

- Đại diện doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp;

- Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án;

- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Nói cách khác, Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người sẽ thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến những vấn đề pháp lý của doanh nghiệp nhưng không được trái với quy định của pháp luật.

Tại thời điểm thành lập, doanh nghiệp phải đảm bảo có ít nhất một người là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người này phải cư trú tại Việt Nam.

Đối với Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Cổ phần thì có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật.

Quyền, nghĩa vụ và việc phân chia phạm vi quyền, nghĩa vụ (nếu có nhiều) của người đại diện theo pháp luật sẽ được ghi rõ trong Điều lệ công ty.

>> Tìm hiểu chi tiết về: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Chức danh trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, chức danh là cách gọi một cá nhân có vai trò quản lý và sẽ được phân định rõ trong Điều lệ công ty để công nhận về quyền và nghĩa vụ của người này trong doanh nghiệp.

Trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chỉ thể hiện chức danh của người đại diện theo pháp luật và tùy vào mỗi loại hình doanh nghiệp, các chức danh đó có thể là:

Ngoài các chức danh theo cơ cấu loại hình doanh nghiệp như trên, tùy vào cách tổ chức bộ máy quản lý nội bộ doanh nghiệp Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể mang chức danh khác, miễn là họ có thẩm quyền nhân danh doanh nghiệp ký kết các giao dịch của doanh nghiệp theo quy định tại Điều lệ Công ty.

Số lượng người lao động dự kiến khi đăng ký doanh nghiệp

Tại thời điểm đăng ký doanh nghiệp, người thực hiện phải khai trong hồ sơ về số lượng người lao động mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng ở giai đoạn đầu mới thành lập để thông qua hồ sơ đăng ký doanh nghiệp này, cơ quan có thẩm quyền về quản lý lao động sẽ nắm được dự kiến tình hình sử dụng lao động của các doanh nghiệp mới thành lập.

Lưu ý rằng, đây chỉ là số lượng người lao động "dự kiến", do đó, việc kê khai này không ràng buộc doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi thành lập và đưa vào hoạt động, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ tuân thủ việc khai trình lao động để phản ánh đúng số người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.

Phương thức tham gia bảo hiểm xã hội

Tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động là nghĩa vụ của doanh nghiệp, kể cả ở thời điểm mới thành lập doanh nghiệp.

Thông tin về phương thức đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động là thông tin bắt buộc khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Phương thức đóng bảo hiểm xã hội (chọn 1 trong 3 phương thức):

- Doanh nghiệp đăng ký ngành, nghề kinh doanh chính là nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp và trả lương theo sản phẩm, theo khoán: có thể lựa chọn 1 trong 3 phương thức đóng bảo hiểm xã hội: hàng tháng, 03 tháng một lần, 06 tháng một lần.

- Doanh nghiệp đăng ký ngành, nghề kinh doanh chính khác thì lựa chọn đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì:

Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022. Do đó, khi thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/07/2022, người làm hồ sơ cần phải chọn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp để tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Vì mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ mang tính chất pháp lý, cơ cấu, vận hành khác nhau, do đó, tùy vào loại hình doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ có sự khác nhau.

Tuy nhiên, thành phần 01 bộ hồ sơ cơ bản theo Luật Doanh nghiệp 2020 gồm:

1. Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (Phụ lục I Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

2. Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty Cổ phần);

3. Danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên);

4. Điều lệ công ty;

5. Bản sao y chứng thực CMND/CCCD/Passport của các thành viên góp vốn/thành viên hợp danh/cổ đông sáng lập/chủ sở hữu công ty và người đại diện theo pháp luật của công ty;

6. Bản sao y chứng thực CMND/CCCD/Passport của người được ủy quyền nộp hồ sơ cho doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

7. Giấy ủy quyền (trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, hiện nay chủ doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đề nghị thành lập doanh nghiệp đến Sở Kế hoạch và Đầu tư (cấp tỉnh) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính bằng hai cách sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp

Đến nộp hồ sơ bản giấy trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Cách 2: Nộp trực tuyến

Scan và nộp bản scan hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có xác thực Tài khoản/Chữ ký số.

Ngoài ra, ở một số tỉnh/thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh, có thể ủy thác cho dịch vụ bưu chính công ích để nhận, nộp và trả kết quả đăng ký doanh nghiệp tại nhà.

Trình tự giải quyết hồ sơ như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ vào Sở Kế hoạch và Đầu tư

Bước 2: Thẩm định hình thức, nội dung hồ sơ

Bước 3: Ra thông báo văn bản về việc chấp thuận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc từ chối hồ sơ

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.

Như vậy, Thời gian xử lý hồ sơ và ra kết quả là 03 – 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.