Quản trị – Điều hành

Quản trị – Điều hành

Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

Chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Công ty TNHH MTV) có thể là tổ chức hoặc cá nhân do đó, mô hình tổ chức quản lý cũng có sự khác biệt.

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV do tổ chức làm chủ sở hữu

Mô hình 1: Chủ sở hữu chọn một người làm đại diện theo ủy quyền

Chủ sở hữu > (Bổ nhiệm) > Chủ tịch công ty > (Bổ nhiệm/Thuê) > Giám đốc/Tổng Giám đốc.

Mô hình 2: Chủ sở hữu chọn nhiều người làm đại diện theo ủy quyền

Chủ sở hữu > (Bổ nhiệm) > Hội đồng thành viên > (Bổ nhiệm/Thuê) > Giám đốc/Tổng Giám đốc.

Lưu ý Nếu công ty TNHH MTV có chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước thì phải thành lập Ban kiểm soát, trường hợp khác do công ty quyết định.

Cơ cấu tổ chức, hoạt động, chức năng, quyền và nghĩa vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc ưu tiên thực hiện theo Điều lệ công ty, nếu Điều lệ không quy định thì thực hiện theo quy định trên.

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ sở hữu

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ sở hữu được tổ chức hoạt động theo mô hình:

Chủ sở hữu >> Chủ tịch công ty > (Kiêm nhiệm/Thuê) > Giám đốc/Tổng giám đốc.

Trong đó, quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng giám đốc được quy định tại Điều lệ công ty và hợp đồng lao động.

Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên

Hội đồng thành viên >> Chủ tịch Hội đồng thành viên >> Giám đốc/Tổng giám đốc.

Lưu ý: Công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước và công ty con của doanh nghiệp nhà nước phải thành lập Ban kiểm soát; các trường hợp khác do công ty quyết định.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên phải có ít nhất một người đại diện và phải giữ một trong các chức danh: Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Nếu Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Công ty cổ phần

Mô hình 1: Đại hội đồng cổ đông >> Hội đồng quản trị >> Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì có thể không thành lập Ban kiểm soát.

Mô hình 2: Đại hội đồng cổ đông >> Hội đồng quản trị >> Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Bên cạnh đó, công ty cổ phần phải có ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị.

Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành chi tiết cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán.

Công ty hợp danh

Trong cơ cấu quản lý của công ty hợp danh, thành viên hợp danh phải là cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Thành viên góp vốn là tổ chức, cá nhân và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã cam kết góp vào công ty.

Bên cạnh đó, tại khoản 1 Điều 182 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định công ty hợp danh có thể tổ chức hoạt động theo mô hình:

Hội đồng thành viên > (Bầu) > Chủ tịch Hội đồng thành viên (đồng thời kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc công ty nếu Điều lệ công ty không có quy định khác).

Doanh nghiệp tư nhân

Tại Điều 1 Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện cho doanh nghiệp tư nhân theo pháp luật và có toàn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tư nhân (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản lý).

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp tư nhân cũng có thể trực tiếp hoặc thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh đối với doanh nghiệp của mình.

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc (Giám đốc)

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Tổng Giám đốc (Giám đốc) trong công ty TNHH hai thành viên trở lên

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc sẽ do Hội đồng thành viên thực hiện. Trong trường hợp điều lệ công ty Tnhh 2 thành viên trở lên không có quy định khác thì quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên.

Quyết định của Hội đồng thành viên về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc được thông qua tại cuộc họp khi được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành.

Trường hợp Giám đốc/Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên thì sau khi bổ nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc, công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần thực hiện thủ tục:

– Đăng ký doanh nghiệp (trong trường hợp bổ nhiệm lần đầu);

– Hoặc thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (trong trường hợp bổ nhiệm lại) với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc (Giám đốc) trong Công ty Cổ Phần

Giám đốc/Tổng giám đốc có thể là thành viên Hội đồng quản trị (được Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ) hoặc được thuê theo hợp đồng lao động.

Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc / Tổng giám đốc công ty, trừ trường hợp công ty đại chúng hoặc công ty cổ phần do nhà nước nắm giữ trên 50% tổng số phiếu biểu quyết.

Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký kết hợp đồng Giám đốc / Tổng giám đốc. Việc thông qua quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng với Giám đốc / Tổng giám đốc cần phải thực hiện bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị, lấy ý kiến bằng hình thức văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty;

Trường hợp có hơn một người đại diện theo pháp luật, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Do đó, sau khi thực hiện bổ nhiệm / ký hợp đồng với Giám đốc / Tổng giám đốc, công ty cần thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp / thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

Thông báo họp Hội đồng thành viên Quản trị – điều hành

Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên để thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định.

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.

Người triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên phải gửi Thông báo mời họp đến từng thành viên Hội đồng thành viên, các cá nhân, tổ chức khác (nếu có liên quan) để thông báo về thời gian, địa điểm, chương trình họp.

Lưu ý: Ban kiểm soát có thể tham dự và thảo luận tại cuộc họp Hội đồng thành viên nhưng không có quyền biểu quyết.

Nội dung thông báo mời họp Hội đồng thành viên:

– Thời gian họp;

– Địa điểm họp;

– Chương trình họp;

– Tài liệu kèm theo (nếu có);

Lưu ý: Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

Phương thức thực hiện: Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đền từng thành viên Hội đồng thành viên.

Yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên

Tiến trình triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên

Chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập cuộc họp

+ Chương trình và tài liệu họp phải gửi cho thành viên trước khi họp.

Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty TNHH NTV, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

+ Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản (Giấy kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp Hội đồng thành viên của cá nhân; Giấy kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp Hội đồng thành viên của tổ chức).

Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

Nội dung kiến nghị yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên:

– Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;

– Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;

– Nội dung kiến nghị đưa vào Chương trình họp Hội đồng thành viên;

– Lý do kiến nghị.

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên 

Điều kiện và thể thức tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

(i) Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai:

Trường hợp triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không có đủ số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ thì tiến hành triệu tập họp lần thứ hai.

Cuộc họp Hội đồng thành viên lần hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.

Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

(ii) Triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba:

Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì được triệu tập họp lần thứ ba.

Cuộc họp Hội đồng thành viên lần ba phải tiến hành trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai và không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Lưu ý:

– Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

– Thành viên có thể ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp. Việc ủy quyền được thực hiện bằng Văn bản ủy quyền dự họp Hội đồng thành viên.

Địa điểm họp

Trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Chi phí thực hiện

Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.

Biên bản họp Hội đồng thành viên

Biên bản họp Hội đồng thành viên phải thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

b) Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;

c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;

đ) Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;

e) Họ, tên, chữ ký và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);

g) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

Quyết định / Nghị quyết của Hội đồng thành viên

Hình thức biểu quyết tại cuộc họp

Các quyết định phải thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

– Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;

– Quyết định phương hướng phát triển công ty;

– Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

– Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

– Tổ chức lại, giải thể công ty.

Điều kiện thông qua:

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

– Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 3 Điều 59 Luật doanh nghiệp 2020.

– Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty. – Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với các trường hợp còn lại.

Lưu ý: Thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định hoặc thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 49 Luật doanh nghiệp 2020 có quyền yêu cầu Tòa án hủy bỏ nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc họp Hội đồng thành viên, nếu trình tự, thủ tục, điều kiện cuộc họp hoặc nội dung nghị quyết, quyết định đó không thực hiện đúng hoặc không phù hợp với quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Hình thức lấy ý kiến bằng văn bản

Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng Văn bản lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.

Điều kiện thông qua nghị quyết / quyết định của Hội đồng thành viên bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:

Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Hiệu lực nghị quyết/quyết định của Hội đồng thành viên

– Nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác.

– Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua bằng 100% tổng số vốn điều lệ là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả trong trường hợp trình tự và thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định đó không được thực hiện đúng quy định.

– Trường hợp thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết đã được thông qua thì nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành cho đến khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực thi hành.

Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên

Việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ do Hội đồng thành viên thực hiện. Trong trường hợp điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên không có quy định khác thì quyết định bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên.

Quyết định của Hội đồng thành viên về việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp khi được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành.

Nhiệm kỳ của Chủ tịch Hội đồng thành viên không quá 05 năm nhưng có thể bầu lại với số lượng không hạn chế.

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên tở lên. Do đó, khi có sự thay đổi Chủ tịch Hội đồng thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

>>> Dịch vụ Tư vấn pháp lý doanh nghiệp theo vụ việc tại Monday VietNam