Hồ sơ lao động ban đầu

Sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, nhiều công việc quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện để đảm bảo tuân thủ thời gian theo quy định của pháp luật. Trong đó có các vấn đề liên quan đến lao động ở giai đoạn doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, bao gồm việc xây dựng và ban hành các chính sách, tiến hành thủ tục đăng ký, thông báo với Cơ quan quản lý lao động và thiết lập các quy định nội bộ để quản lý lao động. Các công việc này được cụ thể hoá qua bài viết dưới đây của Monday VietNam. Hồ sơ lao động ban đầu

Thông báo lao động khi doanh nghiệp mới thành lập hồ sơ lao động ban đầu

Theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH Quy định: 

Đối với các đơn vị thành lập sau ngày 01 tháng 10 năm 2015 thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị theo Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH.

Trường hợp doanh nghiệp không thông báo với Trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc của người sử dụng lao động khi có biến động lao động việc làm tại đơn vị theo quy định của pháp luật thì có thể bị xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng theo quy định tại Khoản 3 Điều 41 Nghị định 12/2022 NĐ-CP.

Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi doanh nghiệp có lao động chính thức 

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, Doanh nghiệp có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Theo quy định tại nghị định về đăng ký doanh nghiệp (Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Nghị định 122/2020/NĐ-CP) thì quy trình khai trình sử dụng lao động  lần đầu đã được gộp trong quy trình đăng ký thành lập mới doanh nghiệp. Do đó, Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập mới theo quy định tại hai Nghị định trên thì không cần thực hiện Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi doanh nghiệp hoạt động.

Lập sổ quản lý lao động ban đầu hồ sơ lao động ban đầu

Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý lao động thông qua việc lập, quản lý sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sổ quản lý lao động bao gồm các thông tin sau:

• • Họ tên;

  • Giới tính;

  • Ngày tháng năm sinh;

  • Quốc tịch;

  • Nơi cư trú;

  • Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

  • Trình độ chuyên môn kỹ thuật;

  • Bậc trình độ kỹ năng nghề;

  • Vị trí việc làm;

  • Loại hợp đồng lao động;

  • Thời điểm bắt đầu làm việc;

  • Tham gia bảo hiểm xã hội;

  • Tiền lương;

  • Nâng bậc, nâng lương;

  • Số ngày nghỉ trong năm;

  • Số giờ làm thêm;

  • Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

  • Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;

  • Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

  • Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Thang lương, Bảng lương, định mức lao động, Bảng quy định chức danh

Doanh nghiệp cần xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, bảng quy định chức danh để làm cơ sở trong việc tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc theo chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Trong trường hợp, doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và bảng quy định chức danh.

Thang lương, bảng lương, định mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Xây dựng bảng lương, bảng phụ cấp lương

Để có cơ sở thực hiện việc chi trả lương và phụ cấp lương, doanh nghiệp cần xây dựng bảng lương và bảng phụ cấp lương

Tiền lương là gì?

Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Phụ cấp lương là gì?

Phụ cấp lương là một khoản thuộc tiền lương, là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận ngoài mức lương chính theo công việc hoặc chức danh được nhận.

Doanh nghiệp cần ghi nhận bằng văn bản về phụ cấp lương áp dụng cho người lao động làm việc tại công ty

Một số loại phụ cấp lương thường gặp: phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút;….

Bảng phụ cấp lương phải bao gồm các thông tin sau: đối tượng, điều kiện hưởng; cách tính, mức hưởng (tính trên mức % hoặc mức cố định cụ thể) đồng thời phải công bố chế độ nâng lương, nâng bậc, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ khuyến khích đối với người lao động.

Thành lập công đoàn cho doanh nghiệp mới

Tổ chức công đoàn là gì? hồ sơ lao động ban đầu

Công đoàn là tổ chức chính trị – xã hội rộng lớn của giai cấp công nhân và của người lao động, được thành lập trên cơ sở tự nguyện, là thành viên trong hệ thống chính trị của xã hội Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam.

Tổ chức công đoàn là đại diện cho cán bộ, công chức, viên chức, công nhân và những người lao động khác (sau đây gọi chung là người lao động), cùng với cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động.

Bên cạnh đó, công đoàn còn là tổ chức tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh tế – xã hội, tham gia thanh tra, kiểm tra, giám sát hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp; tuyên truyền, vận động người lao động học tập nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, chấp hành pháp luật, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

Công đoàn cơ sở là tổ chức cơ sở của Công đoàn Việt Nam, được thành lập ở một hoặc một số đơn vị sử dụng lao động hoạt động hợp pháp, khi có từ 05 đoàn viên hoặc 05 người lao động trở lên, có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam.

Tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp phải có số lượng tối thiểu thành viên là người lao động làm việc tại doanh nghiệp theo quy định của Chính phủ. Ban lãnh đạo do thành viên của tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp bầu.

Thành viên ban lãnh đạo là người lao động Việt Nam đang làm việc tại doanh nghiệp; không đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích do phạm các tội xâm phạm an ninh quốc gia, các tội xâm phạm quyền tự do của con người, quyền tự do, dân chủ của công dân, các tội xâm phạm sở hữu theo quy định của Bộ luật Hình sự.

Điều kiện thành lập công đoàn

1 Những doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở, người lao động tự nguyện lập ban vận động thành lập công đoàn cơ sở (gọi tắt là ban vận động).

2. Ban vận động thực hiện tuyên truyền, vận động, tiếp nhận đơn xin gia nhập công đoàn của người lao động.

3. Khi có đủ điều kiện thành lập công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cơ sở theo quy định, Khi doanh nghiệp có từ 05 đoàn viên hoặc 05 người lao động trở lên, có đơn tự nguyện gia nhập Công đoàn Việt Nam thì ban vận động tổ chức đại hội thành lập công đoàn cơ sở và đăng ký với công đoàn cấp trên; công đoàn cấp trên xem xét, công nhận công đoàn cơ sở.

4. Hoạt động của ban chấp hành công đoàn cơ sở, nghiệp đoàn cơ sở được tiến hành từ khi có quyết định công nhận của công đoàn cấp trên.

Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở

1 Văn bản đề nghị công nhận đoàn viên, Công đoàn cơ sở, Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

2. Danh sách đoàn viên, kèm theo đơn gia nhập Công đoàn Việt Nam của người lao động.

3. Biên bản hội nghị thành lập Công đoàn cơ sở.

4. Biên bản kiểm phiếu bầu Ban chấp hành Công đoàn cơ sở.

5. Xây dựng và đăng ký nội quy lao động

Ban hành và Đăng ký Nội quy lao động

Nội dung cơ bản của Nội quy lao động

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan.

Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

1 Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

2. Trật tự tại nơi làm việc;

3. An toàn, vệ sinh lao động;

4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

5. Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

8. Trách nhiệm vật chất;

9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

Hồ sơ đăng ký Nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1 Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Giải quyết hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

1 Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

3. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Xây dựng và ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

Người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để thực hiện các nội dung quy định về đối thoại tại nơi làm việc và thực hiện dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc quy định tại Nghị định số: 145/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

 Khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) để hoàn thiện và ban hành. Đối với những góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động mà người sử dụng lao động không tiếp thu thì phải nêu rõ lý do.

Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc phải được phổ biến công khai tới người lao động.

Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động thì không phải tổ chức hội nghị người lao động và ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc quy định tại Điều 47, Điều 48 Nghị định Nghị định số: 145/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Hồ sơ lao động ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập

Xem thêm: Hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập