Dịch Vụ Tư Vấn Xây Dựng Nội Quy Lao Động Của Doanh Nghiệp FDI

Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), việc áp dụng các quy chuẩn quản trị toàn cầu vào môi trường làm việc tại Việt Nam thường mắc phải những rào cản về sự khác biệt pháp lý. Để hợp pháp hóa các quy định nội bộ và tạo cơ sở vững chắc cho việc quản lý, kỷ luật nhân sự, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng Nội quy lao động (NQLĐ) tuân thủ chặt chẽ pháp luật sở tại. 

Trong bài viết dưới đây, Văn phòng luật sư MDVN & Associate (MDVN) sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về quy định, nội dung, trình tự xây dựng và đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp FDI, giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự và hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp FDI nào bắt buộc phải ban hành nội quy lao động hay không?

Nội quy lao động là văn bản nền tảng ghi nhận các quy tắc xử sự mà người lao động phải tuân thủ. Theo khoản 1 Điều 118 BLLĐ 2019 và khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Quy mô từ 10 người lao động trở lên: Doanh nghiệp bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản.
• Quy mô dưới 10 người lao động: Không bắt buộc phải ban hành NQLĐ bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thỏa thuận và ghi nhận các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trực tiếp trong Hợp đồng lao động với nhân sự.

Lưu ý từ MDVN: Dù pháp luật có ngoại lệ cho doanh nghiệp quy mô nhỏ, chúng tôi luôn khuyến nghị mọi doanh nghiệp FDI nên xây dựng và ban hành NQLĐ bằng văn bản ngay từ ngày đầu thành lập để đảm bảo tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị.

Các nội dung bắt buộc phải có trong nội quy lao động của doanh nghiệp FDI

Một bản NQLĐ hợp pháp không thể chỉ sao chép từ công ty mẹ ở nước ngoài, mà phải không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan, không hạn chế quyền lợi của người lao động thấp hơn mức tối thiểu pháp luật định. Cụ thể các nội dung được quy định tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

STT	Nội dung	Quy định chi tiết
1	Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi	Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
2	Trật tự tại nơi làm việc	Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của doanh nghiệp;
3	An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc	Trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
4	Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc	người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục;
5	Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động	Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
6	Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động	Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
7	Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động	Quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
8	Trách nhiệm vật chất	Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
9	Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động	Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Trình tự ban hành và thủ tục đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp FDI

Để NQLĐ có hiệu lực pháp luật, doanh nghiệp không thể chỉ ban hành nội bộ mà phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt sau:

Bước 1: Soạn thảo và lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Theo khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp xây dựng dự thảo NQLĐ và gửi cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có; ví dụ: Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động thành lập tại doanh nghiệp) để tham khảo ý kiến . Hai bên tiến hành họp hoặc trao đổi bằng văn bản. Doanh nghiệp phải tiếp thu, giải trình bằng văn bản đối với các ý kiến không đồng ý trước khi hoàn thiện văn bản ký ban hành.

Doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có thể bỏ qua bước lấy ý kiến này.

Bước 2: Ban hành nội quy lao động

Sau khi hoàn tất việc ghi nhận ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký quyết định ban hành NQLĐ.

Bước 3: Đăng ký nội quy lao động (bắt buộc đối với doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên)

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động được quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm: 

1. Văn bản đề nghị đăng ký NQLĐ; 
2. Nội quy lao động; 
3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; 
4. Các văn bản của doanh nghiệp có liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 4: Niêm yết và phổ biến nội quy lao động

Theo khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, NQLĐ sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 

Rủi ro pháp lý và chế tài xử phạt khi không ban hành nội quy lao động

Sự chủ quan trong việc ban hành và đăng ký NQLĐ có thể đẩy doanh nghiệp FDI vào những rủi ro rất lớn:

Rủi ro vận hành: Hậu quả nghiêm trọng nhất không nằm ở số tiền phạt, mà nằm ở việc doanh nghiệp sẽ mất đi cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật (đặc biệt là sa thải) người lao động. Khi phát sinh tranh chấp lao động, nếu hành vi vi phạm của người lao động không được quy định trước trong NQLĐ, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ tiền lương hoặc xin lỗi công khai theo khoản 4 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.

Chế tài hành chính: Theo Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động hiện hành, doanh nghiệp không có NQLĐ bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên, hoặc không đăng ký NQLĐ, hay không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (đối với tổ chức).

Dịch vụ tư vấn xây dựng nội quy lao động cho doanh nghiệp FDI

Dịch vụ Tư vấn xây dựng nội quy lao động cho doanh nghiệp FDI

Tư vấn miễn phí

Bảng giá dịch vụ

FAQ: Giải đáp câu hỏi về về nội quy lao động doanh nghiệp FDI

1. Doanh nghiệp FDI dưới 10 người lao động có bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản không? 

Theo khoản 1 Điều 118 BLLĐ 2019 và khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có quy mô dưới 10 người lao động không bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thỏa thuận và ghi nhận các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trực tiếp trong Hợp đồng lao động ký kết với nhân sự. Mặc dù vậy, MDVN khuyến nghị các doanh nghiệp nên xây dựng nội quy lao động để đảm bảo tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản trị.

2. Nội quy lao động của doanh nghiệp FDI có thể sao chép toàn bộ từ công ty mẹ ở nước ngoài không? 

Một bản nội quy lao động hợp pháp tại Việt Nam phải không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan, không thể chỉ sao chép từ công ty mẹ ở nước ngoài. . Đồng thời, văn bản này không được hạn chế quyền lợi của người lao động thấp hơn mức tối thiểu pháp luật định và bắt buộc phải bao gồm 9 nội dung cơ bản theo quy định tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

3. Nếu công ty chưa thành lập Công đoàn (tổ chức đại diện người lao động) thì có cần thực hiện bước lấy ý kiến không? 

Căn cứ theo khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có thể bỏ qua bước lấy ý kiến này trong quá trình xây dựng và ban hành Nội quy lao động.

4. Hiệu lực của Nội quy lao động đối với doanh nghiệp FDI là bao lâu/khi nào bắt đầu? 

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, Nội quy lao động sẽ chính thức có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ. Riêng đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động tự nguyện ban hành Nội quy lao động bằng văn bản, hiệu lực sẽ do chính doanh nghiệp quyết định và ghi rõ trong nội quy.

5. Doanh nghiệp FDI sẽ đối mặt với rủi ro gì nếu sử dụng trên 10 lao động mà không đăng ký Nội quy lao động?

Việc không đăng ký Nội quy lao động sẽ mang lại 2 rủi ro lớn:

Về mặt chế tài: Doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (đối với tổ chức) theo Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.

Về mặt vận hành: Doanh nghiệp sẽ mất đi cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật (đặc biệt là sa thải) người lao động. Nếu tiến hành kỷ luật mà hành vi đó chưa được quy định trước trong nội quy, doanh nghiệp có thể buộc phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả đủ tiền lương hoặc xin lỗi công khai.

Kết luận

Xây dựng Nội quy lao động cho doanh nghiệp FDI là bài toán kết hợp giữa việc duy trì bản sắc văn hóa doanh nghiệp chủ quản tại nước ngoài và sự tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật Việt Nam. Một bản nội quy lao động chuẩn mực không chỉ là cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty trước các tranh chấp lao động, mà còn là công cụ đắc lực để thiết lập kỷ cương, nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc soạn thảo, chuyển ngữ (song ngữ) hoặc thực hiện các thủ tục đăng ký với cơ quan Nhà nước, đội ngũ luật sư chuyên trách về lao động của MDVN luôn sẵn sàng tư vấn, rà soát và hỗ trợ hoàn thiện toàn bộ hồ sơ một cách nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả nhất.