Dịch Vụ Tư Vấn Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài

Cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là vấn đề được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp FDI, quan tâm khi có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Tuy nhiên, việc thực hiện thủ tục trên thực tế không đơn giản do doanh nghiệp phải đáp ứng nhiều yêu cầu pháp lý và thường gặp khó khăn trong việc xác định đối tượng, trường hợp và các giấy tờ cần cung cấp khi chưa nắm rõ quy định của pháp luật Việt Nam. Bài viết này cung cấp những thông tin quan trọng về cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời giới thiệu dịch vụ tư vấn Giấy phép lao động của MDVN nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xác định đúng nhóm đối tượng và trường hợp phải xin cấp Giấy phép lao động, hạn chế rủi ro và tiết kiệm thời gian.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?

Căn cứ quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành áp dụng năm 2026, Giấy phép lao động cho người nước ngoài (Work Permit) là văn bản pháp lý do cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại Việt Nam cấp, xác nhận người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc hợp pháp tại một doanh nghiệp cụ thể, ở một vị trí công việc và thời hạn nhất định. Nói cách khác, Giấy phép lao động giống giấy thông hành để người nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ quyền lợi trong quá trình làm việc.

Cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại Việt Nam hiện nay là Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp, Khu kinh tế.

Lưu ý: Từ năm 2025, chức năng quản lý nhà nước về lao động (trước đây thuộc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) đã được hợp nhất vào Sở Nội vụ tại nhiều tỉnh, thành trên cả nước. Đối với TP. Hồ Chí Minh, việc hợp nhất này được thực hiện theo Nghị quyết số 08/NQ-HĐND ngày 20/02/2025 của HĐND TP.HCM, có hiệu lực từ ngày 01/3/2025.

Khác với các thủ tục nhập cảnh thông thường (như Visa hay thẻ tạm trú), thủ tục cấp Giấy phép lao động tập trung vào việc thẩm định tính cần thiết của vị trí công việc và năng lực chuyên môn của lao động nước ngoài so với lực lượng lao động trong nước.

Các đối tượng lao động và trường hợp cần xin cấp Giấy phép lao động 

1. Các vị trí công việc của lao động nước ngoài tại Việt Nam:

• Nhà quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
• Giám đốc điều hành;
• Chuyên gia;
• Lao động kỹ thuật.

2. Các trường hợp cần xin cấp Giấy phép lao động

STT	Nhóm đối tượng	Trường hợp cụ thể
1	Lao động ký hợp đồng lao động	Người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động với người sử dụng lao động tại Việt Nam(mà không thuộc diện được miễn Giấy phép lao động).(Điểm a Khoản 1 Điều 2, Điều 18, Khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
2	Di chuyển nội bộ	Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nhưng ngoài phạm vi 11 ngành dịch vụ cam kết WTO; hoặc doanh nghiệp nước ngoài chưa thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam; hoặc người lao động chưa được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng đủ 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam.(Điểm b Khoản 1 Điều 2, Điểm a Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
3	Làm việc từ 90 ngày trở lên trong năm	Người lao động nước ngoài là Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật vào làm việc tại Việt Nam có tổng thời gian làm việc từ 90 ngày trở lên trong 01 năm (tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm).(Điểm a, h Khoản 1 Điều 2, Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
4	Nhà đầu tư có vốn góp dưới 3 tỷ đồng	Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.(Điểm l Khoản 1 Điều 2, Điểm e Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
5	Thực hiện hợp đồng kinh tế, thương mại, dự án	Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học công nghệ, văn hóa, thể thao, giáo dục, y tế…Tham gia thực hiện các gói thầu, chương trình, dự án tại Việt Nam.(Điểm c, Điểm i Khoản 1 Điều 2, Điểm b Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
6	Cung cấp dịch vụ theo hợp đồng	Người lao động làm việc cho nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài (không có hiện diện thương mại tại Việt Nam) sang thực hiện hợp đồng cung ứng dịch vụ tại Việt Nam và đã làm việc cho doanh nghiệp đó ít nhất 24 tháng.(Điểm d Khoản 1 Điều 2, Điểm c Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
7	Chào bán dịch vụ dài hạn	Vào Việt Nam để chào bán, tiếp thị dịch vụ theo phân công của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài nhưng không đáp ứng điều kiện miễn cấp Giấy phép lao động.(Điểm đ Khoản 1 Điều 2, Điểm d Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
8	Tình nguyện viên có hưởng lương/ ngoài điều ước	Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam có hưởng lương/thù lao, hoặc không nhằm mục đích thực hiện điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.(Điểm e Khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
9	Điều chuyển từ tổ chức nước ngoài sang Việt Nam	Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc (trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp đủ điều kiện được miễn Giấy phép lao động).(Điểm h Khoản 1 Điều 2, Điểm đ Khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
10	Làm việc cho cơ quan ngoại giao, tổ chức nước ngoài	Người lao động nước ngoài thực hiện hợp đồng lao động ký với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, cơ quan lãnh sự, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.(Điểm m Khoản 1 Điều 2, Khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
11	Thay đổi công việc/ Người sử dụng lao động/ Tiếp tục làm việc sau gia hạn	Đang có Giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác.Đang có Giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng có nhu cầu thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc tại cùng một người sử dụng lao động.Đã được gia hạn Giấy phép lao động 01 lần (tối đa 2 năm) và có nhu cầu tiếp tục làm việc.(Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 20; Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)

Lưu ý: Ngoài các trường hợp phải xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, Nghị định 219/2025/NĐ-CP cũng đưa ra các quy định cụ thể cho những trường hợp được miễn Giấy phép lao động. Tùy từng trường hợp cụ thể, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hoặc thực hiện thủ tục báo cáo/thông báo theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP)

Điều kiện để người nước ngoài được cấp Giấy phép lao động

Căn cứ Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

1. Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
2. Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019).
3. Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc, được xác nhận bởi cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện.
4. Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
5. Được doanh nghiệp tại Việt Nam chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nay đã được tích hợp trực tiếp vào hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, không còn là thủ tục riêng biệt như trước).

Hồ sơ xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động tại Việt Nam bao gồm:

• Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động (theo Mẫu số 03, Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, còn giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ. Trường hợp do cơ sở y tế nước ngoài cấp, chỉ được sử dụng khi Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, đồng thời phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch thuật, công chứng sang tiếng Việt.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam có thời hạn không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
• Văn bằng, chứng chỉ chuyên môn và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến đảm nhận (đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng nếu do cơ quan nước ngoài cấp).
• 02 ảnh màu (4×6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
• Bản sao hộ chiếu còn thời hạn.
• Các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong những giấy tờ được quy định và hướng dẫn chi tiết tại điểm a,b,c,d,đ,e khoản 1 Điều 18 của Nghị định này (như: Quyết định bổ nhiệm, Hợp đồng lao động,. …)
• Các giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định Điều 19 của Nghị định này (như: văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp Đại học trở lên và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia;…)

Quy trình xin Giấy phép lao động cho doanh nghiệp FDI 

Căn cứ Điều 22 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trình tự thực hiện gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua ủy quyền cho đơn vị dịch vụ, hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Bước 2: Chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông

Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép lao động (Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý Khu công nghiệp, Khu kinh tế nơi người lao động dự kiến làm việc).

Bước 3: Thẩm định và xử lý hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp Giấy phép lao động trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp Giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc, nêu rõ lý do.

Bước 4: Nhận kết quả

Doanh nghiệp nhận Giấy phép lao động trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (đối với hồ sơ nộp trực tuyến).

Những nội dung quan trọng của thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Dưới đây là danh mục các nội dung pháp lý quan trọng trong thủ tục cấp Giấy phép lao động tương ứng với các hình thức di chuyển, mục đích quản lý và cơ chế kiểm soát rủi ro:

Hình thức lao động nước ngoài	Nội dung pháp lý chính	Mục đích điều hành và kiểm soát rủi ro nội bộ	Văn bản / Hồ sơ thể hiện
Tuyển dụng lao động trực tiếp	Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho các vị trí: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật.	Kiểm soát tính hợp pháp của mô tả công việc, tránh bị từ chối chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động.	Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Di chuyển nội bộ doanh nghiệp	Xác nhận người lao động đã được tuyển dụng bởi doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam.	Đảm bảo đúng đối tượng di chuyển nội bộ để tối ưu điều kiện văn bằng và thủ tục.	Quyết định bổ nhiệm, Văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm, HĐLĐ nước ngoài.
Miễn Giấy phép lao động	Thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động (Nhà đầu tư góp vốn theo hạn mức, Luật sư nước ngoài…).	Tránh nhầm lẫn giữa việc “được miễn” và “phải làm thủ tục xác nhận miễn” theo quy định.	Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
Gia hạn/ cấp lại Giấy phép lao động	Thực hiện thủ tục gia hạn (01 lần) hoặc cấp lại khi giấy phép còn thời hạn từ 05 đến 45 ngày hoặc khi có thay đổi thông tin.	Phòng ngừa rủi ro quá hạn giấy phép dẫn đến việc bị trục xuất hoặc dừng hợp đồng lao động.	Giấy phép lao động đã được cấp, Giấy khám sức khỏe, Lý lịch tư pháp mới.

Những sai sót doanh nghiệp hay gặp phải về sử dụng lao động là người nước ngoài và thủ tục xin cấp Giấy phép lao động

Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không phù hợp

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp sao chép mẫu giải trình trên mạng mà không chứng minh được lý do vì sao lao động Việt Nam chưa đáp ứng được vị trí đó. Việc cơ quan quản lý nhà nước ra văn bản từ chối chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động sẽ khiến toàn bộ quy trình xin Giấy phép lao động bị đứt gãy.

Bất đồng bộ giữa Giấy phép lao động, Hợp đồng lao động và Visa

Rất nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi thông tin trên Giấy phép lao động (chức danh, địa điểm làm việc) không trùng khớp với Hợp đồng lao động thực tế hoặc loại Visa/Thẻ tạm trú đang sử dụng. Sự sai lệch này là căn cứ để cơ quan Thanh tra Lao động và Cục Quản lý Xuất nhập cảnh xử phạt vi phạm.

Nộp hồ sơ gia hạn quá trễ

Căn cứ quy định tại Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP thì hồ sơ gia hạn Giấy phép lao động phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước trước khi giấy phép hết hạn. Việc doanh nghiệp nộp trễ dù chỉ 01 ngày sẽ buộc phải làm lại từ đầu thủ tục cấp mới, tốn kém chi phí và thời gian.

Sử dụng bằng cấp, văn bằng không qua Hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ văn bằng, xác nhận kinh nghiệm do nước ngoài cấp bắt buộc phải qua thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng tại Việt Nam. Việc sử dụng tài liệu chưa đủ hiệu lực hợp pháp hóa sẽ dẫn đến hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

Dịch vụ tư vấn Giấy phép lao động tại MDVN & Associate 

Dịch vụ tư vấn Giấy phép lao động cho người nước ngoài

Tư vấn miễn phí

Bảng giá dịch vụ

Kết luận

Thủ tục cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam liên quan đến nhiều yêu cầu về đối tượng, điều kiện, hồ sơ và thời hạn thực hiện. Việc xác định đúng trường hợp phải xin cấp, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và bảo đảm sự thống nhất giữa Giấy phép lao động, Hợp đồng lao động và hồ sơ xuất nhập cảnh là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hãy liên hệ ngay với MDVN để được đội ngũ Luật sư của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ phù hợp với từng trường hợp cụ thể.