Hướng Dẫn Cách Đóng Kinh Phí Công Đoàn Dành Cho Doanh Nghiệp Năm 2026

Doanh nghiệp thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn cần đăng ký thông tin để được cấp hoặc gán tài khoản định danh trước khi thực hiện nộp tiền. Việc đăng ký giúp cơ quan công đoàn xác định chính xác đơn vị nộp, theo dõi số tiền đã đóng và thực hiện phân phối kinh phí theo đúng quy định.

Dưới đây, MDVN sẽ hướng dẫn chi tiết các bước doanh nghiệp cần thực hiện để đăng ký tài khoản định danh đóng kinh phí công đoàn và đóng kinh phí công đoàn từ ngày 01/09/2026:

Doanh nghiệp có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Theo Luật Công đoàn năm 2024, kinh phí công đoàn do cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc cho người lao động.

Nghĩa vụ này áp dụng đối với tất cả doanh nghiệp thuộc đối tượng đóng kinh phí công đoàn, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thành lập hay chưa thành lập công đoàn cơ sở (CĐCS).

Doanh nghiệp cần lưu ý phân biệt:

• Kinh phí công đoàn: Khoản tiền do người sử dụng lao động đóng theo mức 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
• Đoàn phí công đoàn: Khoản tiền do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định của Điều lệ Công đoàn Việt Nam.

Các bước đăng ký tài khoản định danh và nộp kinh phí công đoàn

Theo hướng dẫn 03/HD-TLĐ ngày 10/7/2026 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và Công văn số 1363/LĐLĐ ngày 19/8/2026 của Liên đoàn lao động TPHCM về đóng 2% kinh phí công đoàn, thu đoàn phí và chấn chỉnh công tác thu chi tài chính công đoàn cơ sở, kể từ ngày 01/09/2026, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đóng kinh phí công đoàn về Tài khoản của Công đoàn Việt Nam.

Để chuyển tiền về Tài khoản của Công đoàn Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản định danh.

Để được cấp tài khoản này, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký tại Cơ quan Công đoàn địa phương (Phường/Xã) theo các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Cập nhật hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh theo Công đoàn Phường/Xã

Doanh nghiệp liên hệ Công đoàn Phường/Xã nơi đặt trụ sở chính để lập hồ sơ theo hướng dẫn riêng của cơ quan này.

Ví dụ: Doanh nghiệp có trụ sở tại Phường Sài Gòn có thể liên hệ qua Fanpage hoặc đến trực tiếp Công đoàn Phường Sài Gòn (văn phòng đặt cùng trụ sở với Ủy ban nhân dân Phường) để được hướng dẫn chi tiết về mẫu hồ sơ và cách thức nộp (như nộp bản scan qua đường link; không cần nộp bản giấy).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký tài khoản định danh đóng kinh phí công đoàn

Tùy thuộc vào trường hợp doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa, doanh nghiệp lập hồ sơ theo mẫu tương ứng ban hành kèm theo Công văn 1363/LĐLĐ:

• Mẫu 03: Dành cho doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở.
• Mẫu 04: Dành cho doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở.

Lưu ý khi kê khai Mẫu 04 (đối với doanh nghiệp chưa có tổ chức công đoàn):

1. Tổng quỹ lương đóng kinh phí công đoàn trong 1 năm: Doanh nghiệp có thể ước lượng bằng cách lấy Quỹ lương đóng BHXH bắt buộc tháng gần nhất x 12 tháng. Ví dụ: Quỹ lương đóng BHXH bắt buộc tháng 8 của Công ty A là 80.000.000 đồng. Như vậy, Tổng quỹ lương đóng kinh phí công đoàn ước tính trong 01 năm = 80.000.000 x 12 = 960.000.000 đồng. 2. Tổng số lao động đóng kinh phí công đoàn: Là tổng số lao động thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc ở tháng gần nhất.

Bước 3: In, ký và nộp hồ sơ

Sau khi hoàn thành mẫu đăng ký tương ứng, doanh nghiệp thực hiện:

1. In hồ sơ (01 bản);
2. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin kê khai;
3. Ký tên và đóng dấu pháp nhân theo yêu cầu;
4. Nộp hồ sơ tại Công đoàn Phường/Xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Tùy vào quy định riêng của từng địa phương, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp hồ sơ bằng một hoặc kết hợp các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp bản cứng hồ sơ tại trụ sở Công đoàn Phường/Xã (đặt tại Ủy ban nhân dân Phường/Xã);
• Gửi bản scan hồ sơ qua Email;
• Gửi file dữ liệu điện tử;
• Kê khai và tải bản scan hồ sơ lên qua Google Form / Cổng thông tin của địa phương.

Lưu ý khi nộp trực tiếp tại trụ sở Công đoàn, người đi nộp hồ sơ cần mang theo đầy đủ các giấy tờ sau:

1. Giấy giới thiệu của Công ty/đơn vị;
2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy phép thành lập;
3. Hồ sơ bản cứng về đăng ký tài khoản định danh đã ký đóng dấu.

Bước 4: Nhận và kiểm tra thông tin tài khoản định danh

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và cập nhật vào hệ thống, cơ quan công đoàn sẽ thông báo thông tin tài khoản định danh cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ các thông tin:

• Tên đơn vị thụ hưởng;
• Ngân hàng nhận tiền;
• Số tài khoản / Tài khoản định danh;
• Cấu trúc nội dung chuyển tiền;
• Kỳ đóng kinh phí công đoàn;
• Các yêu cầu nhận diện doanh nghiệp trên lệnh chuyển tiền.

Lưu ý: Doanh nghiệp chỉ nên chuyển tiền sau khi đã nhận được thông tin chính thức hoặc xác nhận từ cơ quan công đoàn có thẩm quyền.

Bước 5: Nộp 2% kinh phí công đoàn về Tài khoản của Công đoàn Việt Nam

Sau khi có thông tin tài khoản định danh, doanh nghiệp thực hiện đóng 2% kinh phí công đoàn về Tài khoản của Công đoàn Việt Nam theo hướng dẫn tại Công văn 1363/LĐLĐ thông qua một trong các ngân hàng sau:

Nộp qua Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank)	Nộp qua Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank)	Nộp qua Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)	Nộp qua Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank)
Tên đơn vị hưởng: CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM Số tài khoản: 1TLD + Mã số thuế Tại: Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam Nội dung nộp: <Tên vị đơn> nộp 2% kinh phí công đoàn tháng .. năm …	Tên tài khoản: Tong Lien Doan Lao Dong Viet Nam Số tài khoản: 1400288668989 Tại: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Nội dung nộp: MST <Mã số thuế> <Tên vị đơn> nộp 2% kinh phí công đoàn tháng … năm …	Tên tài khoản: CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM Số tài khoản: V2TT + Mã số thuế của đơn vị Tại: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Nội dung nộp: <Tên vị đơn> nộp 2% kinh phí công đoàn tháng … năm …	Tên đơn vị hưởng: CÔNG ĐOÀN VIỆT NAM Số tài khoản: VCBTLD + Mã số thuế Tại: Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam Nội dung nộp: <Tên vị đơn> nộp 2% kinh phí công đoàn tháng … năm …

Lưu ý quan trọng: Khi chuyển tiền, doanh nghiệp phải nhập đúng cấu trúc Số tài khoản định danh, Mã số thuế và Nội dung chuyển tiền theo hướng dẫn. Việc ghi sai có thể dẫn đến hệ thống không nhận diện được đơn vị nộp, ảnh hưởng đến việc ghi nhận nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Bước 6: Lưu giữ chứng từ đóng kinh phí công đoàn

Sau khi hoàn thành chuyển tiền, doanh nghiệp lưu giữ đầy đủ hồ sơ gồm:

• Ủy nhiệm chi / Chứng từ chuyển tiền thành công;
• Thông báo cấp/gán tài khoản định danh;
• Bản sao Hồ sơ đăng ký đã nộp;
• Văn bản xác nhận của cơ quan công đoàn (nếu có);
• Bảng tính/Bảng kê số kinh phí công đoàn phải đóng hàng tháng.

Kê khai báo cáo trên ứng dụng điều hành (Áp dụng tại TP.HCM)

Đối với các doanh nghiệp thuộc địa bàn TP.Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của hệ thống Công đoàn TP.HCM, sau khi được cấp tài khoản, doanh nghiệp đăng nhập ứng dụng điều hành để kê khai và cập nhật dữ liệu:

• Địa chỉ đăng nhập: https://dieuhanh.congdoantphochiminh.org.vn/hudh/account/login
• Doanh nghiệp sử dụng đúng tài khoản/thông tin được cấp và kê khai theo hướng dẫn chi tiết của Công đoàn Phường/Xã hoặc cơ quan công đoàn quản lý trực tiếp.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục đóng phí công đoàn đối với doanh nghiệp

Để tránh sai sót trong quá trình đăng ký và đóng kinh phí công đoàn, doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Xác định đúng cơ quan tiếp nhận: Liên hệ đúng Công đoàn Phường/Xã/Thị trấn nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính để nộp hồ sơ.
2. Sử dụng đúng biểu mẫu: Phân biệt rõ Mẫu 03 (đã có CĐCS) và Mẫu 04 (chưa có CĐCS).
3. Thống nhất thông tin: Đảm bảo chính xác, đồng nhất Tên doanh nghiệp và Mã số thuế trên toàn bộ hồ sơ, tài khoản định danh và chứng từ chuyển tiền.
4. Không tự ý chuyển tiền: Chỉ thực hiện chuyển tiền khi đã nhận được hướng dẫn hoặc xác nhận tài khoản định danh chính thức từ cơ quan công đoàn.
5. Đúng cấu trúc nội dung: Ghi chính xác nội dung chuyển tiền theo đúng cú pháp hướng dẫn của từng ngân hàng.
6. Lưu trữ hồ sơ khoa học: Lưu chứng từ theo từng tháng/quý/năm để phục vụ công tác quyết toán, kiểm tra sau này.
7. Cập nhật khi có thay đổi: Chủ động thông báo cho cơ quan công đoàn khi doanh nghiệp có thay đổi về Tên, Mã số thuế, Địa chỉ trụ sở hoặc Tình trạng tổ chức công đoàn.
8. Lưu ý tính địa phương: Quy trình tiếp nhận và hệ thống ứng dụng tại TP.HCM có tính đặc thù; doanh nghiệp tại Hà Nội hoặc các tỉnh/thành khác cần áp dụng theo hướng dẫn riêng của LĐLĐ tỉnh/thành phố đó.

Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan nào khi có vướng mắc?

Trường hợp gặp vướng mắc về biểu mẫu, quy trình nộp hoặc chưa xác định được thông tin tài khoản định danh, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ:

• Công đoàn Phường/Xã nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. VD: Công đoàn Phường Sài Gòn, Công đoàn Phường Bình Thạnh, Công đoàn Xã Bình Hưng….
• Liên đoàn Lao động Thành phố/Tỉnh trực thuộc;
• Cơ quan Công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý (đối với doanh nghiệp đã có CĐCS).

Kết luận

Việc đăng ký tài khoản định danh đóng kinh phí công đoàn từ ngày 01/09/2026 về tài khoản tập trung của Công đoàn Việt Nam là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Để quá trình thực hiện diễn ra thông suốt, doanh nghiệp cần chủ động liên hệ Công đoàn Phường/Xã nơi đặt trụ sở, hoàn thiện hồ sơ theo Mẫu 03 (đã có CĐCS) hoặc Mẫu 04 (chưa có CĐCS) và kê khai trên hệ thống trực tuyến. Việc nắm rõ các bước đăng ký, nộp tiền đúng tài khoản, đúng cú pháp và lưu giữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, bảo vệ quyền lợi người lao động và tránh rủi ro pháp lý.