Thủ Tục Đăng Ký Nội Quy Lao Động Mới Nhất 2026

Nội quy lao động là hệ thống quy tắc, trật tự kỷ luật nội bộ có giá trị ràng buộc pháp lý, giúp doanh nghiệp (người sử dụng lao động) quản lý nhân sự hiệu quả và thiết lập môi trường làm việc chuẩn mực. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp và cán bộ làm công tác hành chính – nhân sự vẫn còn nhầm lẫn giữa nghĩa vụ ban hành, hình thức ban hành với nghĩa vụ đăng ký, cũng như các thay đổi về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký. Bài viết này sẽ làm rõ bản chất pháp lý của nghĩa vụ ban hành nội quy, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết về đối tượng, điều kiện, hồ sơ, trình tự và các lưu ý quan trọng đối với thủ tục đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật hiện hành

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?

Căn cứ Điều 118, Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, pháp luật thiết lập 3 tầng nghĩa vụ pháp lý rất rõ ràng mà doanh nghiệp cần phân biệt giữa “ban hành”, “ban hành bằng văn bản” và “đăng ký” nội quy lao động:

1. Nghĩa vụ ban hành: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động,…” – Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Theo đó, mọi doanh nghiệp có thuê/mướn lao động đều phải ban hành nội quy lao động, không phụ thuộc vào quy mô sử dụng lao động là bao nhiêu người. Bởi lẽ, nội quy lao động là hệ thống quy tắc để quản lý, kỷ luật và soát xét trách nhiệm vật chất của người lao động khi làm việc tại doanh nghiệp, nếu không có nội quy lao động thì doanh nghiệp không có cơ chế để quản lý lao động. 

2. Trường hợp bắt buộc hình thức nội quy lao động là “văn bản”: 

• Sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Bắt buộc phải ban hành dưới hình thức một văn bản quy chế độc lập.
• Sử dụng dưới 10 người lao động: Pháp luật cho phép linh hoạt, không bắt buộc ban hành thành văn bản độc lập, nhưng bắt buộc phải chuyển hóa và thỏa thuận đầy đủ các nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trực tiếp vào Hợp đồng lao động (hoặc phụ lục hợp đồng).

3. Nghĩa vụ đăng ký với Cơ quan có thẩm quyền: Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, ngoài việc phải ban hành nội quy lao động bằng “văn bản”, phải công bố cho người lao động biết thì còn bắt buộc thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nay là Sở Nội Vụ).

Bảng tổng hợp các nghĩa vụ ban hành, đăng ký nội quy lao động theo quy mô lao động:

Yếu tố nhận diện	Dưới 10 người lao động	Từ 10 người lao động trở lên
Ban hành và công bố	Bắt buộc	Bắt buộc
Hình thức văn bản	Không bắt buộc (có thể thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động)	Bắt buộc là văn bản
Đăng ký với cơ quan nhà nước	Không bắt buộc	Bắt buộc
Hiệu lực thi hành	Theo quyết định ban hành của doanh nghiệp	Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ

Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động tuy không bắt buộc nhưng vẫn có thể nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động nếu có nhu cầu.

Yêu cầu, điều kiện để nội quy lao động được chấp thuận

Để được cơ quan chuyên môn tiếp nhận và xác nhận đăng ký, nội quy lao động của doanh nghiệp cần đáp ứng 02 điều kiện:

1. Các quy định trong nội quy lao động không trái với quy định của pháp luật lao động và pháp luật có liên quan.

2. Đảm bảo đầy đủ 09 nội dung chủ yếu theo Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• (i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi (ca làm việc, làm thêm giờ, nghỉ lễ/tết/phép).
• (ii) Trật tự tại nơi làm việc (phạm vi đi lại, trang phục, văn hóa ứng xử).
• (iii) An toàn, vệ sinh lao động.
• (iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục.
• (v) Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ.
• (vi) Các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động.
• (vii) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và các hình thức xử lý kỷ luật.
• (viii) Trách nhiệm vật chất (mức bồi thường thiệt hại, thủ tục bồi thường).
• (ix) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Khoản 1, Khoản 4, Khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025 của Bộ Nội vụ, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động được quy định như sau:

• Cơ quan cấp tỉnh: Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (thay thế chức năng tiếp nhận trước đây của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).
• Cơ quan cấp xã/huyện (nếu được ủy quyền): Phòng Văn hóa – Xã hội thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã/huyện trong trường hợp được Sở Nội vụ ủy quyền.
• Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại nhiều địa bàn: Ngoài việc đăng ký tại cơ quan chuyên môn nơi đặt trụ sở chính, doanh nghiệp gửi bản nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc.

Để thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các loại giấy tờ sau đây:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

2. Nội quy lao động (bản in giấy).

3. Văn bản lấy ý kiến nội bộ về nội quy lao động:

• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu doanh nghiệp đã có Công đoàn/Tổ chức đại diện); hoặc
• Văn bản lấy ý kiến của tập thể người lao động (nếu doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).

4. Các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Thủ tục đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp

Để đảm bảo nội quy lao động được ban hành và áp dụng đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ trình tự đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, đồng thời chuẩn bị hồ sơ theo đúng yêu cầu. Về cơ bản, thủ tục đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp bao gồm 03 bước chính, cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan chuyên môn có thẩm quyền.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ 

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ:

• Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ ban hành văn bản thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung để đăng ký lại.
• Nếu nội quy phù hợp quy định pháp luật, hồ sơ chuyển sang Bước 3.

Bước 3: Xác nhận đăng ký

Cơ quan chuyên môn ban hành thông báo xác nhận đăng ký nội quy lao động.

Cách thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 03 phương thức nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Cách 1 – Nộp trực tuyến: Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. (Lưu ý: Tại TP. Hồ Chí Minh, hồ sơ nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia gửi về Sở Nội vụ TP.HCM).
• Cách 2 – Nộp trực tiếp: Nộp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan chuyên môn có thẩm quyền.
• Cách 3 – Nộp qua bưu điện: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

Thời hạn, lệ phí và hiệu lực thi hành

Các lưu ý quan trọng khi đăng ký nội quy lao động 

Dưới đây là những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết khi đăng ký nội quy lao động:’

1. Mốc thời gian nộp: Cần nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày ghi trên Quyết định ban hành nội quy lao động.

2. Thời điểm áp dụng: Không áp dụng nội quy lao động trước thời điểm phát sinh hiệu lực (sau 15 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ) để hạn chế tranh chấp lao động.

3. Công khai nội quy: Sau khi nội quy lao động có hiệu lực, doanh nghiệp phải gửi văn bản đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và niêm yết công khai tại nơi làm việc.

4. Đăng ký lại hoặc sửa đổi: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký lại hoặc đăng ký sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi nội dung nội quy lao động hoặc khi có yêu cầu sửa đổi từ cơ quan nhà nước do nội dung trái pháp luật.

5. Các rủi ro khi không thực hiện đăng ký

• Xử phạt hành chính: Doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc đăng ký nhưng không thực hiện hoặc đăng ký quá thời hạn quy định có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
• Nội quy lao động chưa phát sinh hiệu lực có thể dẫn đến việc các quyết định xử lý kỷ luật lao động (như sa thải, kéo dài thời hạn nâng lương) bị cơ quan tài phán tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp.

Kết luận

Đăng ký nội quy lao động là thủ tục hành chính bắt buộc giúp hoàn thiện cơ sở pháp lý về quản lý – điều hành lao động tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy mô lao động, đảm bảo nội dung nội quy đúng luật và nộp hồ sơ đúng thời hạn để tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Quý doanh nghiệp đang cần xây dựng, rà soát hoặc thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động hãy liên hệ ngay với MDVN để đội ngũ Luật sư của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ chi tiết.

 

Tư vấn xây dựng Nội quy lao động cho doanh nghiệp

Tư vấn miễn phí

Bảng giá dịch vụ