Hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu

Như chúng ta biết rằng: “Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau bệnh tật”.

Đối với doanh nghiệp – người sử dụng lao động trong mối quan hệ lao động phải cần có trách nhiệm tuân thủ việc tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho Người lao động (NLĐ) của doanh nghiệp mình để đảm bảo quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật. Việc tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu là yêu cầu dành cho các doanh nghiệp lần đầu sử dụng lao động.

Vậy đối với các doanh nghiệp lần đầu tham gia BHXH cho NLĐ cần nắm rõ những quy định nào? Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cần chuẩn bị những gì? Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu hiện nay là gì?. Monday VietNam giải đáp cho Quý doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.

Các trường hợp bắt buộc tham gia Bảo hiểm xã hội

Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

c) Cán bộ, công chức, viên chức;

d) Công nhân quốc phòng, công nhân công an, người làm công tác khác trong tổ chức cơ yếu;

đ) Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ, sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật công an nhân dân; người làm công tác cơ yếu hưởng lương như đối với quân nhân;

e) Hạ sĩ quan, chiến sĩ quân đội nhân dân; hạ sĩ quan, chiến sĩ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; học viên quân đội, công an, cơ yếu đang theo học được hưởng sinh hoạt phí;

g) Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

h) Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

i) Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.

k) Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân; tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

Các chế độ Bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật

a) Ốm đau;

b) Thai sản;

c) Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

d) Hưu trí;

đ) Tử tuất.

Thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp và Người lao động

Hồ sơ đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu đối với Người lao động

Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, Người lao động (NLĐ) cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:

1. Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (Theo mẫu TK1 – TS).

2. Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.

3. NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.

Hồ sơ đăng ký Bảo hiểm xã hội lần đầu đối với các Doanh nghiệp

Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho NLĐ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS.

2. Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02 – TS).

3. Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:

– Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.

– Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

– Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.

– Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.

Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:

1. Hợp đồng lao động ký với NLĐ

2. Sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân của NLĐ. bảo hiểm xã hội lần đầu

Các bước thực hiện thủ tục tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu

Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu gồm các bước sau:

Bước 1: chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.

Bước 2: trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm.

Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.

Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.

Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.

Bước 5: sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.

Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh. bảo hiểm xã hội lần đầu

Cách thức nộp hồ sơ tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu:

Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí.

Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị I-van như EFY Việt Nam. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ đơn giản và dễ dàng hơn. bảo hiểm xã hội lần đầu

Xem thêm: Hồ sơ lao động ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập

Xem thêm: Hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập